Sozialversicherung für ausländische Führungskräfte: Wer tatsächlich versicherungspflichtig ist
Die vietnamesische Pflichtsozialversicherung gilt seit 2022 auch für ausländische Staatsangehörige, die auf Grundlage eines Arbeitsvertrags in Vietnam tätig sind. Damals wurde der verpflichtende Versicherungsschutz auf ausländische Arbeitnehmer ausgeweitet. Diese Änderung löste bei Unternehmen mit ausländischer Beteiligung erheblichen Handlungsbedarf aus: Unternehmen, die ihre ausländischen Arbeitnehmer zuvor nicht zur Sozialversicherung angemeldet hatten, mussten die Versicherungspflicht prüfen, Beiträge berechnen und die neuen Vorgaben umsetzen. Zugleich entstand Unsicherheit darüber, welche ausländischen Führungskräfte erfasst sind und welche nicht.
Teil unseres Leitfadens: Rechtliche Rahmenbedingungen für ausländische Direktinvestitionen in Vietnam
Besonders häufig werden die Sozialversicherungsvorschriften bei ausländischen gesetzlichen Vertretern oder Geschäftsführern falsch angewendet, die von der vietnamesischen Gesellschaft kein Gehalt beziehen. ECOVIS Vietnam Law berät in Fällen, in denen Unternehmen entweder Geschäftsführer ohne Gehaltsbezug irrtümlich zur Sozialversicherung angemeldet und dadurch unnötige Kosten und Verwaltungsaufwand verursacht haben oder die erforderlichen Unterlagen zur Dokumentation der Tätigkeit ohne Gehaltsbezug und der Befreiungsgrundlage nicht vorhalten. Beide Fehler bergen regulatorische Risiken, wenn auch unterschiedlicher Art.
Wodurch entsteht die Sozialversicherungspflicht?
Die Sozialversicherungspflicht eines ausländischen Staatsangehörigen in Vietnam knüpft an einen Arbeitsvertrag (hợp đồng lao động) oder ein vergleichbares Beschäftigungsverhältnis nach vietnamesischem Recht an. Entscheidend ist das vertragliche Arbeitsverhältnis: eine Vereinbarung, nach der die betreffende Person für ihre Arbeitsleistung von der vietnamesischen Gesellschaft Arbeitsentgelt (tiền lương) erhält.
Ein ausländischer Staatsangehöriger, der aufgrund eines Geschäftsführungsmandats oder eines Bestellungsbeschlusses als gesetzlicher Vertreter (người đại diện theo pháp luật) oder Geschäftsführer beziehungsweise Generaldirektor (giám đốc / tổng giám đốc) einer vietnamesischen Gesellschaft tätig ist, ohne einen gesonderten Arbeitsvertrag abzuschließen und ohne von der vietnamesischen Gesellschaft Gehalt oder sonstiges Arbeitsentgelt zu erhalten, steht sozialversicherungsrechtlich nicht in einem Arbeitsverhältnis. Die Bestellung ist gesellschaftsrechtlicher, nicht arbeitsrechtlicher Natur. Es liegt kein zugrunde liegender Arbeitsvertrag mit einer Gehaltsvereinbarung vor. Daher besteht für die vietnamesische Gesellschaft im Hinblick auf diese Funktion keine Sozialversicherungspflicht.
Für die Praxis bedeutet dies: Bestellt eine ausländische Muttergesellschaft eine ihrer Führungskräfte zum gesetzlichen Vertreter einer vietnamesischen Tochtergesellschaft und bleibt diese Führungskraft bei der ausländischen Muttergesellschaft angestellt und wird von ihr vergütet, ohne ein gesondertes Gehalt von der vietnamesischen Gesellschaft zu erhalten, entsteht für die vietnamesische Gesellschaft aus dieser Bestellung keine Sozialversicherungspflicht. Die Führungskraft ist für die vietnamesische Gesellschaft als Organmitglied und nicht als Arbeitnehmer tätig.
Arbeitserlaubnis und Befreiung: Eine eigenständige Pflicht bleibt bestehen
Die Befreiung von der Sozialversicherungspflicht für Geschäftsführer ohne Gehaltsbezug bedeutet nicht, dass für das Unternehmen keinerlei arbeitsrechtliche Pflichten bestehen. Ausländische Staatsangehörige, die in Vietnam als gesetzliche Vertreter oder Geschäftsführer tätig sind, benötigen weiterhin entweder eine gültige Arbeitserlaubnis (giấy phép lao động) oder eine förmliche Bestätigung der Befreiung von der Arbeitserlaubnispflicht (xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động), ausgestellt von der zuständigen Arbeitsbehörde der Provinz.
Eine Befreiung von der Arbeitserlaubnispflicht ist für bestimmte Gruppen ausländischer Staatsangehöriger vorgesehen. Dazu zählen ausländische Personen, die Eigentümer oder kapitalbeteiligte Gesellschafter einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung sind, ausländische Personen, die Aktionäre oder Mitglieder des Verwaltungsrats einer Aktiengesellschaft sind, sowie bestimmte weitere Personengruppen, deren Tätigkeit als Unternehmensleitung und nicht als technische oder fachliche Beschäftigung eingeordnet wird. Ausländische Staatsangehörige, die unter eine dieser Befreiungskategorien fallen, können beim Departement für innere Angelegenheiten der Provinz (Sở Nội vụ), das die Aufgaben der früheren Behörde für Arbeit, Kriegsinvaliden und Soziales (DOLISA) im Bereich der Arbeitsverwaltung übernommen hat, eine förmliche Bestätigung beantragen, dass sie keine Arbeitserlaubnis benötigen.
Diese Bestätigung muss vorliegen, bevor die betreffende Person ihre Tätigkeit in Vietnam aufnimmt; eine nachträgliche Einholung genügt nicht. Unternehmen, deren ausländische gesetzliche Vertreter bereits ohne Arbeitserlaubnis oder Befreiungsbestätigung tätig sind, verstoßen gegen das Arbeitsrecht – unabhängig von der sozialversicherungsrechtlichen Einordnung. Zu den Sanktionen zählen verwaltungsrechtliche Geldbußen und in bestimmten Fällen Einschränkungen bei der künftigen Beschäftigung ausländischer Staatsangehöriger.
Auch ausländische Staatsangehörige, die mit vietnamesischen Staatsangehörigen verheiratet sind, können auf dieser Grundlage von der Arbeitserlaubnispflicht befreit werden. Die Bestätigung muss jedoch ebenfalls förmlich beim Departement für innere Angelegenheiten der Provinz, vormals DOLISA, beantragt und eingeholt werden. Die Ehe mit einem vietnamesischen Staatsangehörigen bewirkt keine automatische Befreiung. Sie bildet eine Voraussetzung für die Befreiung, die im Verwaltungsverfahren ausdrücklich bestätigt werden muss.
Kosten der Gesundheitsuntersuchung: Nur mit ordnungsgemäßen Belegen abzugsfähig
Ausländische Staatsangehörige, die in Vietnam eine Arbeitserlaubnis oder eine Befreiungsbestätigung beantragen, müssen ein Gesundheitszeugnis einer qualifizierten medizinischen Einrichtung in Vietnam vorlegen. Die Kosten der Gesundheitsuntersuchung sind tatsächliche Aufwendungen, die das Unternehmen im Zusammenhang mit den Compliance-Pflichten seines gesetzlichen Vertreters trägt.
Ob diese Kosten bei der Körperschaftsteuer abzugsfähig sind, hängt davon ab, ob sie ordnungsgemäß als Betriebsausgabe dokumentiert werden. Maßgeblich sind folgende Voraussetzungen: Für die Ausgabe muss eine ordnungsgemäße Rechnung (hoá đơn) der medizinischen Einrichtung vorliegen, die Zahlung muss in der Buchhaltung des Unternehmens erfasst sein, und der Zusammenhang zwischen der Ausgabe und dem betrieblichen Zweck – dem Antrag auf Arbeitserlaubnis oder Befreiung – muss sich anhand der Belege nachweisen lassen. Kosten für Gesundheitsuntersuchungen, die bar bezahlt, von der betreffenden Person verauslagt und informell erstattet oder ohne Originalrechnung verbucht werden, erfüllen diese Voraussetzungen nicht und sind nicht abzugsfähig.
Unternehmen, die regelmäßig Arbeitserlaubnis- und Befreiungsverfahren für mehrere ausländische Führungskräfte betreuen, sollten einen einheitlichen internen Prozess vorsehen, mit dem Rechnungen für Gesundheitsuntersuchungen erfasst und als ordnungsgemäß belegte, steuerlich abzugsfähige Betriebsausgaben verbucht werden.
Häufig gestellte Fragen
Wie hoch sind die Sozialversicherungsbeiträge für versicherungspflichtige ausländische Arbeitnehmer?
Ausländische Arbeitnehmer in Vietnam, die der Pflichtsozialversicherung unterliegen, sind in der Alters-, Invaliditäts- und Hinterbliebenenversicherung versichert. Der Gesamtbeitrag beträgt 25.5% des monatlichen Gehalts, davon entfallen 17.5% auf den Arbeitgeber und 8% auf den Arbeitnehmer. Hinzu kommt die Krankenversicherung mit einem Gesamtbeitrag von 4.5%, davon 3% für den Arbeitgeber und 1.5% für den Arbeitnehmer. In der Arbeitslosenversicherung, die vietnamesischen Staatsangehörigen vorbehalten ist, sind sie grundsätzlich nicht versichert. Diese Beitragssätze gelten für das vertraglich vereinbarte Gehalt bis zur Beitragsbemessungsgrenze, die derzeit beim 20-Fachen des Basisgehalts liegt.
Kann ein ausländischer gesetzlicher Vertreter ein Gehalt von der vietnamesischen Gesellschaft beziehen, ohne dass ein vollwertiges Arbeitsverhältnis entsteht?
Eine Geschäftsführungsvergütung (thù lao quản lý), die einem gesetzlichen Vertreter auf Grundlage der Gesellschaftssatzung und eines Geschäftsführerbestellungsbeschlusses gezahlt wird, wird nach vietnamesischem Recht anders behandelt als das Gehalt aus einem Arbeitsvertrag. Entsprechend gelten auch für die sozialversicherungsrechtliche Behandlung andere Regeln. In der Praxis ist die Abgrenzung zwischen einer Geschäftsführungsvergütung und sozialversicherungspflichtigem Gehalt bei Steuerprüfungen jedoch häufig umstritten. Erhält ein ausländischer gesetzlicher Vertreter regelmäßige Geldzahlungen von der vietnamesischen Gesellschaft, die wirtschaftlich einem Gehalt entsprechen, besteht für das Unternehmen das Risiko, dass die Sozialversicherungsbehörde diese Zahlungen als steuerpflichtiges Gehalt und damit als Bemessungsgrundlage einstuft – auch wenn sie als Geschäftsführungsvergütung bezeichnet werden. Unternehmen, die ausländischen gesetzlichen Vertretern eine Geschäftsführungsvergütung zahlen, sollten den zugrunde liegenden Beschluss des zuständigen Leitungsorgans, die Governance-Struktur und das Fehlen eines Arbeitsvertrags eindeutig dokumentieren.
Muss sich ein Geschäftsführer ohne Gehaltsbezug dennoch in Vietnam für die Einkommensteuer registrieren lassen?
Ein ausländischer Staatsangehöriger, der in Vietnam als gesetzlicher Vertreter tätig ist und keine Einkünfte aus vietnamesischen Quellen bezieht, unterliegt allein aufgrund dieser Tätigkeit nicht der vietnamesischen Einkommensteuer (PIT). Hält sich die betreffende Person jedoch innerhalb eines beliebigen Zeitraums von 12 Monaten mehr als 183 Tage in Vietnam auf, kann sie dort steuerlich ansässig werden. In diesem Fall unterliegt ihr weltweites Einkommen einschließlich des von der ausländischen Muttergesellschaft gezahlten Gehalts der vietnamesischen Einkommensteuer. Die Befreiung von der Sozialversicherungspflicht und die Befreiung von der Arbeitserlaubnispflicht haben keinen Einfluss auf die einkommensteuerliche Beurteilung. Diese richtet sich nach der steuerlichen Ansässigkeit und der Einkunftsquelle, unabhängig von der gesellschaftsrechtlichen Funktion.
Wie lange dauert das Verfahren zur Bestätigung der Befreiung von der Arbeitserlaubnispflicht?
Die Bearbeitung eines Befreiungsantrags beim Departement für innere Angelegenheiten der Provinz dauert üblicherweise fünf bis zehn Arbeitstage ab Einreichung der vollständigen Unterlagen. Dazu gehören das Gesundheitszeugnis, der Beschluss des zuständigen Leitungsorgans zur Bestätigung der Bestellung, eine Kopie der Unternehmensregistrierungsbescheinigung (ERC), aus der die gesellschaftsrechtliche Funktion der betreffenden Person hervorgeht, sowie der Reisepass und die relevanten Visumunterlagen. Die Bearbeitungszeiten unterscheiden sich je nach Provinz. Die Befreiungsbestätigung wird für die Dauer der Bestellung, höchstens jedoch für zwei Jahre, ausgestellt und muss erneuert werden, wenn die Bestellung über den ursprünglichen Zeitraum hinaus verlängert wird.
Sind Sie unsicher, ob Ihre ausländischen Geschäftsführer hinsichtlich Sozialversicherung, Arbeitserlaubnis oder Einkommensteuer richtig eingeordnet sind? Kontaktieren Sie Rechtsanwalt (Vietnam) Vu Manh Quynh bei ECOVIS Vietnam Law, um die Compliance Ihrer ausländischen Führungskräfte prüfen zu lassen. Kontakt | Website: www.ecovislaw.vn
Dieses Material dient ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und stellt keine Rechts-, Steuer- oder sonstige professionelle Beratung dar. Investoren sollten eine auf ihren Geschäftsbereich, ihre Eigentümerstruktur und ihren Investitionsstandort in Vietnam abgestimmte Beratung einholen.
Weiterführend: Wer gesetzlicher Vertreter einer vietnamesischen Gesellschaft ist und wer ihr wirtschaftlich Berechtigter ist, sind unterschiedliche Fragen – häufig handelt es sich auch um unterschiedliche Personen. Lesen Sie dazu unseren Beitrag über die Vorschriften zu wirtschaftlich Berechtigten bei vietnamesischen Gesellschaften, Repräsentanzen und Zweigniederlassungen.
Rechtsanwalt (Vietnam) Vu Manh Quynh ist Managing Partner von ECOVIS Vietnam Law und berät internationale Investoren zu ausländischen Direktinvestitionen (FDI), Corporate Governance und regulatorischer Compliance in Vietnam. Kontakt | Website: www.ecovislaw.vn
Ein vergleichbares Mandat – eine Personalrestrukturierung bei einem Konsumgüterhersteller mit Personaleinsatzplanung, Konsultation der Gewerkschaft und individueller Dokumentation – wird in unserer Übersicht ausgewählter Mandate beschrieben.